Specjalista ds. Administracyjnych – Archiwista Informacja o wynikach naboru

Nazwa stanowiska pracy: Specjalista ds. Administracyjnych - Archiwista

Miejsce pracy: Zarząd Dróg Wojewódzkich w Krakowie

1. Wymagania niezbędne:

1. wykształcenie wyższe kierunkowe ze specjalizacją archiwalną lub zarządzania dokumentacją lub ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny I i II stopnia,
2. staż pracy min. 2 lata pracy w archiwum państwowym lub archiwum zakładowym lub na stanowiskach związanych z pracą koordynatora czynności kancelaryjnych,
3. znajomość przepisów prawa dotyczących zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną),
4. znajomość i umiejętność stosowania przepisów kancelaryjno-archiwalnych,
5. biegła obsługa komputera – (Windows, Excel, Office) oraz urządzeń biurowych,
6. znajomość systemu EZD,
7. doświadczenie w organizacji szkoleń.

2. Wymagania dodatkowe:

1. umiejętność pracy z ludźmi, komunikatywność i sumienność,
2. wysoka kultura osobista, rzetelność, terminowość i odpowiedzialność,
3. umiejętność samodzielnej organizacji pracy i orientacja na osiąganie celów,
4. dyspozycyjność,
5. otwartość i gotowość do ciągłego pogłębiania wiedzy,
6. znajomość zasad wydatkowania środków publicznych.

3. Zakres wykonywanych zadań na stanowisku:

1. pełnienie funkcji archiwisty w archiwum zakładowym,
2. gromadzenie dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej,
3. przyjmowanie akt z poszczególnych komórek organizacyjnych oraz sprawdzanie ich zgodności ze spisem zdawczo-odbiorczym oraz prawidłowości zakwalifikowania akt do odpowiedniej kategorii archiwalnej, udzielanie wyjaśnień dotyczących odpowiedniego przygotowania dokumentacji,
4. zapewnienie właściwych warunków przechowywania dokumentów,
5. monitorowanie stanu fizycznego dokumentacji,
6. porządkowanie i klasyfikacja akt według kategorii i chronologii,
7. selekcja dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami,
8. udostępnianie dokumentacji na podstawie wniosków,
9. prowadzenie ewidencji udostępnianych materiałów,
10. przygotowywanie dokumentacji do brakowania,
11. sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych i protokołów brakowania,
12. współpraca z właściwym archiwum państwowym w zakresie brakowania dokumentów,
13. przekazywanie wybranych akt do składnicy surowców wtórnych,
14. przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego,
15. udzielanie wsparcia pracownikom w zakresie obiegu dokumentów,
16. przygotowywanie sprawozdań rocznych z działalności archiwum zakładowego,
17. szkolenie pracowników w zakresie instrukcji kancelaryjnej i JRWA,
18. kontrola stosowania instrukcji kancelaryjnej i JRWA,
19. udział w tworzeniu normatywów kancelaryjno-archiwalnych; zbieranie uwag dotyczących konieczności wprowadzania zmian i tworzenia nowych klas w JRWA,
20. obsługa systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD),
21. digitalizacja dokumentów i archiwizacja dokumentacji elektronicznej,
22. udział w komisjach archiwalnych i audytach dokumentacyjnych.

4. Informacja o warunkach pracy na stanowisku:

1. wynagrodzenie zasadnicze od 6000,00 zł. do 6200,00 zł + comiesięczna premia uznaniowa+ dodatek stażowy,
2. zatrudnienie na umowę o pracę na pełen etat,
3. możliwość skorzystania z funduszu socjalnego i ubezpieczeń grupowych,
4. możliwość dodatkowych szkoleń podnoszących kwalifikacje,
5. przyjazną atmosferę w miejscu pracy, wsparcie współpracowników i przełożonego.

5. Wymagane dokumenty:

1. życiorys (CV),
2. list motywacyjny,
3. dokument poświadczający wykształcenie (dyplom lub zaświadczenie o stanie odbytych studiów),
4. kwestionariusz osobowy,
5. inne dodatkowe dokumenty o posiadanych kwalifikacjach i umiejętnościach,
6. klauzula informacyjna RODO, stanowiąca Załącznik nr 4 do Regulaminu naboru,
7. formularz zgody dla kandydata ubiegającego się o zatrudnienie w ZDW na przetwarzanie dodatkowych danych osobowych, stanowiący Załącznik nr 5 do Regulaminu naboru