Procedura prowadzenia zadań przez ZDW w Krakowie z zakresu infrastruktury drogowej współfinansowanych przez województwo małopolskie oraz samorządy lokalne.
Opis procedury
Załącznik do Uchwały Nr 92/18
Zarządu Województwa Małopolskiego
z dnia 23 stycznia 2018 r.
PROCEDURA PROWADZENIA ZADAŃ PRZEZ ZARZĄD DRÓG WOJEWÓDZKICH W KRAKOWIE Z ZAKRESU INFRASTRUKTURY DROGOWEJ REALIZOWANYCH WSPÓLNIE PRZEZ WOJEWÓDZTWO MAŁOPOLSKIE ORAZ SAMORZĄDY LOKALNE
§ 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE
- Procedura ustala zasady i tryb postępowania w całym przebiegu procesu inwestycyjnego realizowanego w ramach wykonywania przez Zarząd Dróg Wojewódzkich w Krakowie zadań z zakresu infrastruktury drogowej w trybie inicjatyw zgłaszanych przez samorządy lub jednostki administracji państwowej, realizowanych wspólnie od daty złożenia wniosku przez Inicjatora, do zakończenia i rozliczenia zadania. Procedura ta zwana będzie w dalszej części Inicjatywami Samorządowymi w skrócie IS.
- Stronami współpracy są Województwo Małopolskie oraz samorządy lokalne zwane dalej „Inicjatorem”. W imieniu Województwa Małopolskiego działa Zarząd Dróg Wojewódzkich w Krakowie.
- Inicjatorem IS może być zarządca drogi publicznej zgodnie z art.19 ust.2 ustawy o drogach publicznych.
- Inwestorem zadania jest Zarząd Dróg Wojewódzkich w Krakowie zwany w dalej ZDW lub druga strona umowy – Inicjator. Obowiązki inwestora w trybie IS są określone w § 5 niniejszej procedury.
E T A P I
§ 2 ZGŁOSZENIE
- Inicjator ubiegający się o umieszczenie w planach Województwa Małopolskiego realizacji inwestycji w trybie IS, składa w ZDW wniosek wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej procedury.
- Warunkiem objęcia wniosku procedurą umożliwiającą jego uwzględnienie w planach ZDW w danym roku budżetowym, jest złożenie wniosku w terminie do dnia 31 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy, w którym planowane jest rozpoczęcie realizacji zgłoszonej inwestycji. W uzasadnionych przypadkach zgodę na przyjęcie wniosku złożonego po terminie, wyraża Członek Zarządu Województwa Małopolskiego odpowiedzialny za zadania realizowane w trybie niniejszej procedury.
- Wniosek winien być kompletny. Wniosek jest kompletny jeżeli spełnia łącznie następujące warunki:
- Formularz wniosku sporządzony według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej procedury jest wypełniony we wszystkich wierszach i kolumnach, a w szczególności zawiera następujące dane:
- nazwę i adres Inicjatora,
- nazwę i lokalizację wnioskowanej inwestycji z podaniem numeru drogi wojewódzkiej oraz kilometraża,
- rodzaj robót, zakresy rzeczowe, wartości kosztorysowe lub szacunkowe (w przypadku gdy nie ma kosztorysu inwestorskiego), posiadane decyzje administracyjne, informację o dokumentacji oraz wszelkie dodatkowe informacje dotyczące zadania,
- udział Inicjatora w finansowaniu całości inwestycji określony kwotowo oraz procentowo w wysokości co najmniej 50% kosztów inwestycji w tym rodzaj i wartość rzeczowego /niefinansowanego/ udziału Inicjatora /robocizna, sprzęt, materiały, koszt opracowania dokumentacji projektowo-kosztorysowej lub inne koszty poniesione na przygotowanie inwestycji/ powiększającego wartość zadania określoną w kosztorysie inwestorskim lub szacunkowym.
- oświadczenie w sprawie opłat i należności z tytułu wyłączenia gruntów oraz upoważnienie do składania oświadczeń woli w zakresie dotyczącym realizacji zadania.
- wniosek jest podpisany przez osobę/osoby upoważnione do składania w imieniu Inicjatora oświadczeń woli i skarbnika/ głównego księgowego budżetu.
- Formularz wniosku sporządzony według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej procedury jest wypełniony we wszystkich wierszach i kolumnach, a w szczególności zawiera następujące dane:
- ZDW sprawdza każdy wniosek pod względem formalnym. W przypadku spełnienia wymogów określonych w ust. 1, 2 i 3 – ZDW wprowadza wniosek do rejestru zadań IS na dany rok. W przypadku złożenia wniosku niekompletnego Inicjator jest wzywany do uzupełnienia danych.
E T A P II
§ 3 PRZYGOTOWANIE
- W oparciu o zobiektyzowane kryteria (załącznik nr 3 do procedury) ZDW w terminie do 31 stycznia dokonuje wyceny wniosków oraz sporządza listę zadań zgłoszonych do realizacji w trybie IS w danym roku budżetowym i przedkłada ją Członkowi Zarządowi Województwa Małopolskiego, odpowiedzialnemu za zadania realizowane w trybie niniejszej procedury, który dokonuje weryfikacji zgłoszonych zadań pod względem zasadności ich realizacji oraz spełnienia przez Inicjatora wymogów formalnych. Lista zadań konsultowana jest z pozostałymi Członkami Zarządu Województwa Małopolskiego w celu wskazania zadań priorytetowych, możliwych do realizacji w ramach przyznanych na dany rok środków finansowych.
- Po dokonanej analizie przez Członków Zarządu Województwa Małopolskiego, ZDW sporządza stosowne projekty Uchwał Zarządu Województwa Małopolskiego w sprawie przekazania jednostkom samorządu terytorialnego zarządzania odcinkiem DW w celu wykonania zadań z zakresu infrastruktury drogowej w przypadku gdy inwestorem zadania jest Inicjator oraz projekty Uchwał Zarządu Województwa Małopolskiego o przyjęciu zadań do realizacji w danym roku budżetowym w przypadku gdy inwestorem zadania jest ZDW. Pozostałe zadania (nie wybrane do realizacji) będą stanowić listę rezerwową.
- Po podjęciu Uchwał, o których mowa w pkt 2 ZDW sporządza umowy/porozumienia według ogólnych wzorów stanowiących załącznik nr 2a, 2b do procedury.
- Umowy, w których inwestorem jest ZDW działający w imieniu Województwa Małopolskiego (załącznik nr 2a do procedury), po zaparafowaniu przez Dyrektora ZDW, radcę prawnego ZDW oraz Skarbnika Województwa Małopolskiego i po zarejestrowaniu w Generalnym Rejestrze Umów i Zleceń Departamentu Budżetu i Finansów UMWM, podpisują upoważnieni Członkowie Zarządu Województwa Małopolskiego oraz upoważnieni przedstawiciele Inicjatora. Środki przekazywane przez Inicjatora do budżetu Województwa Małopolskiego na sfinansowanie udziału Inicjatora, zwiększają plan finansowy ZDW.
- Porozumienia, w których inwestorem jest Inicjator (załącznik nr 2b do procedury), po zaparafowaniu przez Dyrektora ZDW, radcę prawnego ZDW oraz Skarbnika Województwa Małopolskiego i po zarejestrowaniu w Generalnym Rejestrze Umów i Zleceń Departamentu Budżetu i Finansów UMWM, podpisują upoważnieni Członkowie Zarządu Województwa Małopolskiego oraz upoważnieni przedstawiciele Inicjatora. Środki finansowe przeznaczone na sfinansowanie udziału Województwa Małopolskiego podlegają przesunięciu z planu finansowego ZDW do budżetu Województwa Małopolskiego – Departament Transportu i Komunikacji.
ETAP III REALIZACJA§ 4 REALIZACJA – ZASADY OGÓLNE
- Podpisane porozumienie/umowa stanowi podstawę do rozpoczęcia procedur przetargowych w celu pozyskania wykonawców zadania IS, /zgodnie z Prawem zamówień publicznych/.
- W przypadku gdy organizatorem przetargu jest Inicjator, a wynika to z porozumienia, kosztorysy inwestorskie wraz z materiałami niezbędnymi do ich weryfikacji, są przedkładane do ZDW celem zaopiniowania.
- Uczestnicy IS finansują inwestycję na warunkach określonych w porozumieniu/ umowie. Niefinansowy udział w realizacji podlega wycenie rynkowej zatwierdzonej przez ZDW.
- W przypadku gdy zgodnie z zawartą umową, inwestorem zadania jest ZDW to po rozstrzygnięciu przetargu podpisuje umowę z wykonawcą oraz sprawuje nadzór inwestorski. ZDW sprawdza złożone przez wykonawcę faktury i realizuje je zgodnie z umową. ZDW zobowiązany jest do przedstawienia Inicjatorowi po zakończeniu realizacji zadania, pełnego rozliczenia rzeczowo-finansowego wraz z protokołem odbioru.
- W przypadkach gdy zgodnie z zawartym porozumieniem, inwestorem zadania jest Inicjator, to po rozstrzygnięciu przetargu podpisuje umowę z wykonawcą. Jednocześnie niezwłocznie przekazuje do ZDW komplet dokumentacji z postępowania o wybór najkorzystniejszej oferty, umowę z wykonawcą, uwierzytelnione za zgodność z oryginałem kserokopie faktur lub innych dowodów zapłaty potwierdzających zrealizowanie udziału rzeczowego oraz zatwierdzony kosztorys ofertowy. Na podstawie przedłożonych dokumentów ZDW sporządza stosowny aneks do porozumienia. Przedmiotowy aneks po podpisaniu przez Inicjatora, ZDW przekazuje do Departamentu Transportu i Komunikacji Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego. Aneks ten stanowi podstawę przekazania środków finansowych stanowiących udział Województwa Małopolskiego. Dotacja stanowiąca udział Województwa przekazywana jest Inicjatorowi na jego wniosek. Inicjator sprawdza złożone przez wykonawcę faktury i realizuje je zgodnie z umową. Każdy protokół wykonania robót podlega zatwierdzeniu przez inspektora nadzoru/ koordynatora wyznaczonego z ramienia ZDW.
- Inspektora nadzoru inwestorskiego dla części drogowej wyznacza ZDW. W przypadku gdy inspektora nadzoru wyznacza Inicjator ze strony ZDW sprawowany jest zawsze nadzór merytoryczny (inspektor koordynator) z tytułu administratora drogi.
- W przypadku wystąpienia wolnych środków finansowych w ciągu roku budżetowego pozwalających na wprowadzenie kolejnego zadania /zadań/ spośród listy rezerwowej – ZDW przeprowadza ponownie procedurę opisaną w § 3 w celu doprowadzenia do spisania stosownej umowy/porozumienia z Inicjatorem zadania.
§ 5 OBOWIĄZKI INWESTORA
Do obowiązków inwestora zadania w trybie IS należy wykonywanie obowiązków określonych w Prawie Budowlanym, rozdział 3 Prawa i obowiązki uczestników procesu budowlanego z zastrzeżeniem spraw uregulowanych w porozumieniu/umowie zawartej pomiędzy Województwem Małopolskim a Inicjatorem.
§ 6 SZCZEGÓŁOWE OBOWIĄZKI ZDW
Do obowiązków ZDW na etapie realizacji z zastrzeżeniem obowiązków określonych w określonych w § 4 należy w szczególności:
- sprawdzanie kompletności dokumentacji budowlanej i kosztorysowej przekazanej przez Inicjatora,
- zatwierdzenie wyceny udziałów niepieniężnych Inicjatora,
- współpraca z Inicjatorem przy przekazaniu inwestycji na majątek Województwa Małopolskiego,
- wyznaczenie inspektora nadzoru lub inspektora koordynatora dla każdego zadania, w celu sprawowania nadzoru nad wykonawstwem z tytułu administratora drogi,
- udział w komisji odbioru robót,
- rozliczenie umowy po zakończeniu realizacji zadania.
§ 7 SZCZEGÓŁOWE OBOWIĄZKI INICJATORA
Do obowiązków Inicjatora na etapie realizacji z zastrzeżeniem obowiązków określonych w §4 należy w szczególności:
- pozyskanie terenu pod inwestycję wraz z przeprowadzeniem regulacji stanu prawnego,
- uzgodnienie w ZDW dokumentacji budowlanej i wykonawczej,
- przedłożenie do ZDW do zatwierdzenia kosztorysu inwestorskiego,
- przedłożenie do ZDW do zatwierdzenia kosztorysu ofertowego na roboty stanowiące udział rzeczowy Inicjatora w kosztach inwestycji /w przypadku jeśli taki jest sporządzany/,
- udział w komisji odbioru robót,
- rozliczenie umowy po zakończeniu realizacji zadania,
- przekazanie inwestycji na majątek Województwa Małopolskiego.
§ 8
W uzasadnionych przypadkach Zarząd Województwa Małopolskiego może odstąpić od zasad przewidzianych w niniejszej procedurze.
Wykaz załączników
Załącznik nr 1
– Wzór wniosku o dofinansowanie i ujęcie w planie inwestycji realizowanych w trybie IS.
pobierz załącznik nr 1.docx
pobierz załącznik nr 1.pdf
Załącznik nr 2
– Ogólne wzory umowy/porozumienia w sprawie realizacji zadania w trybie inicjatyw samorządowych.
pobierz załącznik nr 2a.docx
pobierz załącznik nr 2a .pdf
pobierz załącznik nr 2b.docx
pobierz załącznik nr 2b.pdf
Załącznik nr 3
– Kryteria oceny wniosków zadań zgłoszonych do realizacji w trybie IS.